Zasady ochrony danych osobowych w Spółdzielni Mieszkaniowej w Strzelcach Opolskich

Podstawa prawna : Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO/GDPR).

§1

Niniejszy dokument określa cel, zakres i kategorie przetwarzania danych osobowych członków, mieszkańców, najemców i kontrahentów, czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z obowiązującymi przepisami .

§2

ADMINISTRATOR DANYCH

  1. Administratorem Danych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa w Strzelcach Opolskich z siedzibą w Strzelcach Opolskich, ul. Krakowska 18, 47-100 Strzelce Opolskie (adres strony: https://smstrzelce.pl), zwana dalej Administratorem Danych.
  2. Jako Administrator Danych, jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych, sposób ich wykorzystywania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

§3

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

  1. W celu zagwarantowania bezpieczeństwa danych Administrator Danych przeprowadził Ocenę Skutków Przetwarzania danych osobowych uwzględniającą ryzyko związane z ich przetwarzaniem oraz analizę ryzyka dla stosowanych zabezpieczeń.
  2. Administrator Danych stosuje wysokiej klasy, sprawdzone zabezpieczenia prewencyjne oraz mechanizmy monitorujące sposoby przetwarzania, przepływy oraz dostęp do posiadanych informacji, tak, aby móc zagwarantować, że przetwarzanie danych odbywa się nie tylko zgodnie z prawem, ale również zgodnie z najlepszymi praktykami w dziedzinie zabezpieczania danych i systemów informatycznych.
  3. Posiadane dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE).

§4

KATEGORIE ZBIERANYCH DANYCH OSOBOWYCH

W związku z prowadzoną przez Administratora Danych działalnością przetwarzane są dane osobowe w następujących procesach:

  • Dane osobowe członków Spółdzielni
    1. Dane zarejestrowanych członków Spółdzielni przetwarzane są: celem realizacji celów statutowych, spełniania obowiązków i realizacji uprawnień wynikających ze stosunku członkostwa, z faktu posiadania tytułu prawnego do lokalu pozostającego w zasobach Spółdzielni lub użytkowania takiego lokalu, w tym sprawowania bieżącego zarządu nad nieruchomością oraz naliczania opłat eksploatacyjnych, w szczególności na podstawie przepisów Ustawy z dnia 16 września 1983 r. Prawo spółdzielcze z późniejszymi zmianami oraz Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych z późniejszymi zmianami.
    2. Dane te przetwarzamy przez okres członkostwa w Spółdzielni, a w zakresie bieżącego zarządu nad nieruchomością do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z posiadania prawa do nieruchomości, jednak nie krócej niż przez okres zarządzania nieruchomością przez Administratora.
    3. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym i jest niezbędne w celu spełniania obowiązków i realizacji uprawnień, wynikających ze stosunku członkostwa oraz z faktu posiadania tytułu prawnego do lokalu pozostającego w zasobach Administratora lub użytkowania takiego lokalu.
    4. W związku z realizacją uprawnień członków Spółdzielni na mocy art. 81 Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych w Strefie Członkowskiej na stronie internetowej Spółdzielni publikowane są protokoły obrad organów spółdzielni, protokoły lustracji, inne dokumenty związane z bieżąca działalnością Spółdzielni. Dostęp do Strefy Członkowskiej mają jedynie członkowie Spółdzielni po zalogowaniu. Uzyskanie loginu i hasła jest możliwe na wniosek Członka Spółdzielni. Dane członków chcących uzyskać dostęp do Strefy Członkowskiej są przetwarzane na podstawie zgody do momentu jej wycofania.
  • Dane osobowe mieszkańców niebędących członkami Spółdzielni
    1. Dane naszych mieszkańców, czyli osób posiadających tytuł prawny do lokalu, właścicieli lokali nie będących członkami spółdzielni oraz zajmujących lokale bez tytułu prawnego przetwarzane są celem spełniania obowiązków i realizacji uprawnień wynikających z faktu posiadania tytułu prawnego do lokalu oraz celem sprawowania bieżącego zarządu nad nieruchomością, w tym naliczania opłat eksploatacyjnych. Dane te przetwarzamy w szczególności na podstawie przepisów Ustawy z dnia 16 września 1983 r. Prawo spółdzielcze, Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych z późniejszymi zmianami oraz Ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.
    2. W zakresie bieżącego zarządu nad nieruchomością dane te przetwarzamy momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z posiadania prawa do nieruchomości, jednak nie krócej niż przez okres zarządzania nieruchomością przez Administratora.
    3. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym i jest niezbędne w celu spełniania obowiązków i realizacji uprawnień, wynikających z faktu posiadania tytułu prawnego do lokalu pozostającego w zasobach Administratora lub użytkowania takiego lokalu.
  • Dane osobowe osób zalegających w płatnościach na rzez Spółdzielni
    1. Dane osób zalegających z opłatami wobec spółdzielni przetwarzane są w celu windykacji należności.
    2. Dane te przetwarza się realizując prawnie uzasadniony cel administratora danych jakim jest dochodzenie roszczeń oraz w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych.
    3. Dane te przetwarzane są do momentu przedawnienia roszczeń.
  • Dane osobowe najemców / dzierżawców
    1. Dane osób wynajmujących lokale, dzierżawiących tereny, które znajdują się w zasobach spółdzielni przetwarzane są celem realizacji umowy najmu / dzierżawy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. B RODO.
    2. Dane te podlegają utylizacji po przedawnieniu roszczeń z tytułu umowy najmu / dzierżawy. W przypadku braku roszczeń po 5 latach od wygaśnięcia umowy.
    3. Podanie przez najemcę / dzierżawcę danych osobowych jest konieczne do zawarcia umowy. Ich niepodanie uniemożliwi zawarcie umowy.
  • Dane oferentów biorących udział w postępowaniu przetargowym
    1. Dane przetwarzane są w celu przeprowadzenia, udokumentowania procesu przetargowego oraz rozpatrzenia ofert celem wyłonienia wykonawcy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. B RODO, w związku z podejmowaniem czynności zmierzających do zawarcia umowy. Natomiast dane osobowe pracowników oferenta przetwarzamy w ramach realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora w ramach potwierdzenia kwalifikacji do wykonania zadania objętego procesem przetargowym.
    2. Wszystkie informacje dotyczące osób/podmiotów, z którymi Spółdzielnia podpisze umowę na podstawie przeprowadzonego postępowania przetargowego przetwarzane są do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Natomiast dane zawarte w ofertach, które nie zostały wyłonione w drodze przetargu niszczone są po 5 latach.
    3. Podanie danych przez oferenta jest konieczne celem wzięcia udziału w procesie przetargowym. Niepodanie danych uniemożliwi udział w przetargu, a w konsekwencji podpisanie umowy na wykonanie zadania będącego przedmiotem przetargu.
  • Dane kontrahentów i ich pracowników
    1. Dane kontrahentów Spółdzielni (w tym przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą) są przetwarzane w celu wykonania umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. B RODO przez okres jej trwania, oraz później:
      1. w celach wynikających z prawnie usprawiedliwionych interesów realizowanych przez Administratora, co oznacza w szczególności obsługę, dochodzenie i obronę przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z podpisaną umową przez okres do wygaśnięcia tych roszczeń,
      2. w celach wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków rachunkowych i podatkowych przez okres przewidziany w odpowiednich przepisach prawa. [podstawa prawna Art. 6 ust. 1 lit. C RODO wykonanie obowiązku nałożonego przepisami prawa].
    2. Dane kontrahentów Spółdzielni są przetwarzane celem zawarcia umowy. Ich niepodanie uniemożliwi jej zawarcie i realizację.
    3. Dane kontaktowe pracowników kontrahentów Spółdzielni są przetwarzane w ramach realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest zapewnienia stałego i efektywnego kontaktu pomiędzy stronami umowy przez okres jej trwania, a później celem obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń do momentu ich przedawnienia. Niepodanie danych może znacznie utrudnić lub uniemożliwić utrzymanie stałego i efektywnego kontaktu pomiędzy stronami umowy.
  • Dane oferentów biorących udział w postępowaniu przetargowym na ustanowienie odrębnej własności nieruchomości
    1. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. B RODO w celach związanych z uczestnictwem w przetargu ustnym nieograniczonym, którego celem jest ustanowienie odrębnej własności nieruchomości oraz w związku z udokumentowaniem jego przebiegu.
    2. Dane oferenta, z którym w wyniku przeprowadzonego postępowania zostanie zawarta umowa będą przetwarzane przez okres 5 latach, natomiast dane pozostałych oferentów będą przechowywane przez okres 5 lat.
    3. Podanie danych przez oferenta jest konieczne celem wzięcia udziału w procesie przetargowym. Niepodanie danych uniemożliwi udział w przetargu, a w konsekwencji zawarcie umowy w formie aktu notarialnego dotyczącego ustanowienia odrębnej własności nieruchomości.
  • Dane dotyczące zgłoszonych usterek i awarii
    1. Dane zawarte w zgłoszeniach usterek przetwarzane są celem wykonania niezbędnych napraw zgłaszanych przez naszych mieszkańców, realizując prawnie uzasadniony interes administratora danych.
    2. Informacje te przetwarzane są przez okres 5 lat.
    3. Niepodanie danych identyfikacyjnych i kontaktowych może znacznie utrudnić lub uniemożliwić realizację naprawy usterki bądź awarii.
  • Informacje o naszych pracownikach oraz kandydatach do pracy
    1. Dane te przetwarzane są w celu wywiązania się z obowiązków prawnych, takich jak np. ustawa Kodeks pracy lub ustawa Kodeks cywilny i to te przepisy stanowią podstawę do przetwarzania przez nas danych przez okres wymagany prawem.
    2. Dane dotyczące kandydatów do pracy Administrator Danych są przetwarzane przez czas prowadzenia rekrutacji, uzyskane zostały dzięki wyrażonym zgodom. W sytuacji, gdy zgoda jest wyrażona na potrzeby przyszłych rekrutacji są zatrzymywane przez okres 1 roku.

§5

PRAWA OSÓB W ZAKRESIE DANYCH OSOBOWYCH

W każdym z wymienionych przypadków Administrator Danych czyni starania, aby posiadane dane były aktualne i poprawne, a mając na uwadze prywatność wszystkich członków, mieszkańców, najemców i kontrahentów wszystkie informacje stanowiące dane osobowe są minimalizowane w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie.
  1. Na każdym etapie przetwarzania danych przez Administratora Danych członkowie, mieszkańcy, najemcy i kontrahenci mają prawo do:
    • dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych danych oraz uzyskania kopii tych danych,
    • modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania;
    • całkowitego usunięcia swoich danych (,,prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwskazania prawne,
    • niepodlegania automatycznym decyzjom opartym na profilowaniu;
    • wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych (w tym wycofania zgody);
    • przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową.
  2. W celu zapewnienia prawidłowej obsługi zapytań oraz zachowania należytej staranności podczas ich obsługi opracowany został ustandaryzowany formularz, za pomocą którego można wystąpić z wnioskiem o realizację swoich praw, stanowiący załącznik do niniejszego dokumentu. Jego prawidłowe uzupełnienie umożliwi szybką realizację zapytania.
  3. Uzupełnione wnioski można składać osobiście lub za pomocą poczty na adres ul. Krakowska 18, 47-100 Strzelce Opolskie lub pocztą elektroniczną na adres: sekretariat@smstrzelce.pl przesyłając podpisany elektronicznie wniosek lub skan ręcznie podpisanego dokumentu.
  4. Każdy złożony wniosek rozpatrywany jest indywidualnie i w stosunku do obowiązujących przepisów prawa. Możliwość skorzystania z konkretnego uprawnienia może zależeć od podstawy prawnej, wykorzystywanej w ściśle określonym celu przetwarzania danych oraz, np. czy przetwarzanie danych nie jest uzależnione od wykonania umowy lub usługi.
  5. Złożone wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania. Jeśli z uwagi na charakter wniosku nie będziemy w stanie dotrzymać terminu, składający wnioski zostaną powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Poinformujemy również o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku.
  6. Pierwszy wniosek jest realizowany bez opłat, niemniej w sytuacji, kiedy wnioski byłyby nieuzasadnione lub nadmierne zastrzegamy sobie prawo do pobierania opłaty za ponowne udzielenie informacji.
  7. W celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji, kiedy Administrator Danych nie będzie w stanie prawidłowo zidentyfikować wnioskodawcy, jako osoby upoważnionej do odbioru danych, zastrzega sobie prawo do zmiany sposobu dostarczenia informacji, o czym wnioskodawca zostanie poinformowany.
  8. W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana o decyzji, co do możliwości przeniesienia.

§6

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

  1. Państwa dane osobowe będą mogły być udostępnione podmiotom upoważnionym do tego celu na podstawie przepisów prawa, w określonym zakresie, w szczególności organom Krajowej Administracji Skarbowej, sądom, komornikom, wierzycielom, urzędom, organom ścigania, ubezpieczycielom, a także operatorom pocztowym.
  2. Ponadto podmiotom, z którymi współpracujemy na podstawie obowiązujących umów o współpracy, firmom realizującym wsparcie teleinformatyczne, a także firmom audytorskim, szkoleniowym, doradczym, kancelariom prawnym. Z tymi podmiotami mamy podpisane odpowiednie umowy, porozumienia określające kategorie i zakres powierzanych danych osobowych.

§7

DODATKOWE INFORMACJE

  1. Skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  2. Zgodę na przetwarzanie danych osobowych, można wycofać w każdym momencie bez podania przyczyny lecz bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Zgodę można wycofać poprzez złożenie pisemnego oświadczenia osobiście, wysyłając na adres korespondencyjny Administratora lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dane kontaktowe Administratora zostały zawarte §2.
  3. Niniejszy dokument realizuje obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO.

§8

Z dniem wejścia w życie niniejszych Zasad tracą moc „Zasady ochrony danych osobowych w Spółdzielni Mieszkaniowej w Strzelcach Opolskich” z dnia 6.06.2018 r.

Zasady zostały przyjęte w dniu 26.02.2020 r. Uchwałą Nr 52/20 Zarządu Spółdzielni.