Zasady ochrony danych osobowych w Spółdzielni Mieszkaniowej w Strzelcach Opolskich

Szanowni Państwo,

Bezpieczeństwo i poufność Państwa danych jest dla nas priorytetem. Zapewniamy, że zawsze dokładaliśmy i będziemy dokładać wszelkich starań, aby zapewnić Państwu ochronę Waszych danych, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, w tym stosowanie odpowiedniej ochrony podczas projektowania nowych usług i rozwiązań.

Niniejsze zasady służą poinformowaniu klientów i stron zainteresowanych o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania ich danych osobowych, czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z obowiązującym od 25 maja 2018r. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO/GDPR).

Administrator Danych i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem Państwa Danych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa w Strzelcach Opolskich z siedzibą w Strzelcach Opolskich, ul. Krakowska 18 (http://smstrzelce.pl).

Jako Administrator Danych, jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa Państwa danych osobowych, sposób ich wykorzystywania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Wszelką, korespondencję związaną z wykonywaniem praw dotyczących swoich danych osobowych przetwarzanych przez Spółdzielnię należy składać na piśmie w sekretariacie Spółdzielni, lub przesyłać listem poleconym pod adres Spółdzielnia Mieszkaniowa w Strzelcach Opolskich ul. Krakowska 18,47-100 Strzelce Opolskie bądź drogą elektroniczną pod adres: sekretariat@smstrzelce.pl

Bezpieczeństwo Danych

W celu zagwarantowania bezpieczeństwa Państwa danych, przeprowadziliśmy Ocenę Skutków Przetwarzania danych osobowych uwzględniając ryzyka związane z ich przetwarzaniem oraz analizę ryzyka dla stosowanych przez nas zabezpieczeń.

Aktualnie stosujemy wysokiej klasy, sprawdzone zabezpieczenia prewencyjne oraz mechanizmy monitorujące sposoby przetwarzania, przepływy oraz dostępu do posiadanych informacji, tak, aby móc zagwarantować, że przetwarzanie danych odbywa się nie tylko zgodnie z prawem, ale również zgodnie z najlepszymi praktykami w dziedzinie zabezpieczania danych i systemów informatycznych.

Obecnie Państwa dane pozostające w naszych zasobach nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE). Jeżeli dojdzie do takiego przekazania, niezwłocznie poinformujemy o tym fakcie i zamieścimy informacje na ten temat na stronie internetowej, w niniejszym Regulaminie.

Kategorie zbieranych danych osobowych

Aktualnie, w związku z prowadzoną przez nas działalnością informujemy, że przetwarzamy (lub możemy przetwarzać) dane osobowe w następujących procesach:

  • Dane osobowe członków Spółdzielni

Dane zarejestrowanych członków Spółdzielni przetwarzamy w celu realizacji celów statutowych. Dane te przetwarzamy na podstawie przepisów Ustawy z dnia 16 września 1983r. Prawo spółdzielcze oraz Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych.

  • Dane osobowe mieszkańców

Dane właścicieli lokali przetwarzamy celem obsługi nieruchomości. Dane mieszkańców przetwarzamy na podstawie przepisów Ustawy z dnia 24 czerwca 1994r. o własności lokali.

  • Dane osobowe dłużników

Dane osób zalegających z opłatami wobec spółdzielni przetwarzamy w celu windykacji należności. Dane te przetwarzamy realizując prawnie uzasadniony cel administratora danych oraz w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 15 grudnia 2000r. o spółdzielniach mieszkaniowych. Dane te przetwarzamy do momentu przedawnienia roszczeń.

  • Dane osobowe najemców

Dane osób wynajmujących lokale, które znajdują się w zasobach spółdzielni przetwarzamy celem realizacji umowy najmu. Dane te podlegają utylizacji po przedawnieniu roszczeń z tytułu umowy najmu. W przypadku braku roszczeń przechowywane będą przez okres 5 lat od daty zakończenia najmu licząc od końca roku kalendarzowego, w którym najem ustał.

  • Dane osób biorących udział w postępowaniu przetargowym na zbycie praw do lokalu

Dane przetwarzamy w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego. Dane osobowe należące do tego zbioru będą przechowywane przez okres 3 lat od rozstrzygnięcia przetargu, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym przeprowadzone było postępowanie przetargowe.

  • Dane osób biorących udział w postępowaniu przetargowym na roboty budowlane, remontowe, usługi i dostawy

Dane przetwarzamy w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego dotyczącego złożenia zamówienia na wykonanie określonych robót budowlanych, remontowych, usług i dostaw finansowanych ze środków Spółdzielni. Dane osobowe należące do tego zbioru będą przechowywane przez okres 5 lat od rozstrzygnięcia przetargu, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym przeprowadzone było postępowanie przetargowe.

  • Kontrahenci

Dane przetwarzamy w celu realizacji zadań związanych ze świadczeniem usług na rzecz Spółdzielni i nie będą one udostępniane innym podmiotom. Dane te przetwarzamy w celu wywiązania się z obowiązków prawnych zgodnych z obowiązującymi przepisami i to te przepisy stanowią podstawę do przetwarzania przez nas tych informacji przez okres 5 lat od zakończenia współpracy, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym współpraca została zakończona.

  • Dane dotyczące usterek

Dane zawarte w zgłoszeniach usterek przetwarzamy celem wykonania niezbędnych napraw zgłaszanych przez osoby zamieszkujące w zarządzanych przez nas zasobach, realizując prawnie uzasadniony interes administratora danych. Zgromadzone w zbiorze dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od zgłoszenia usterki, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wpłynęło zgłoszenie

  • Korespondencja

Dane dotyczące korespondencji przychodzącej i wychodzącej przetwarzamy celem realizacji właściwego obiegu i nadzoru nad korespondencją realizując swój prawnie uzasadniony cel. Dane osobowe należące do tego zbioru będą przechowywane przez okres 5 lat od wpływu korespondencji, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano wpływ.

  • Informacje o naszych pracownikach oraz kandydatach do pracy

Dane te przetwarzamy w celu wywiązania się z obowiązków prawnych zgodnych z obowiązującymi przepisami i to te przepisy stanowią podstawę do przetwarzania przez nas danych przez okres wymagany prawem.

Dane dotyczące kandydatów do pracy przetwarzane są przez czas prowadzenia rekrutacji. W sytuacji, kiedy kandydat wyrazi zgodę na przetrzymanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji, przechowujemy je przez okres 1 roku od złożenia dokumentów, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wyrażona zgoda na przetwarzanie danych osobowych.

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów, w tym partnerom IT, podmiotom realizującym wsparcie techniczne lub organizacyjne, podmiotom uprawionym na podstawie przepisów prawa.

W każdym z wymienionych przypadków staramy się, aby posiadane przez nas dane były aktualne i poprawne, a mając na uwadze Państwa prywatność wszystkie informacje stanowiące dane osobowe minimalizujemy w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie.

Prawa osób w zakresie danych osobowych

Na każdym etapie przetwarzania przez nas danych, mają Państwo prawo do:

  • dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych,
  • modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania;
  • całkowitego usunięcia swoich danych (,,prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwskazania prawne;
  • niepodlegania automatycznym decyzjom opartym na profilowaniu;
  • wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych (w tym wycofania zgody);
  • przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową.

Wnioski o realizację swoich praw możecie Państwo składać osobiście lub za pomocą poczty na podany przez nas adres siedziby 47-100 Strzelce Opolskie, ul. Krakowska 18 lub pocztą elektroniczną przesyłając podpisany elektronicznie wniosek lub skan ręcznie podpisanego dokumentu.

Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany jest indywidualnie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Zwracamy uwagę, że niektóre z Państwa danych osobowych przetwarzane są w ściśle określonym celu na podstawie przepisów w prawa. Skorzystanie więc z konkretnego uprawnienia w zakresie danych osobowych będzie od nich zależne.

Państwa wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie trzydziestu dni od ich otrzymania, niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku nie będziemy w stanie dotrzymać tego terminu, w takiej sytuacji zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności poinformujemy Państwa o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku.

Informujemy, że pierwszy wniosek jest realizowany bez opłat, niemniej w sytuacji, kiedy Państwa wnioski byłyby nieuzasadnione lub nadmierne zastrzegamy sobie prawo do pobierania opłaty za ponowne udzielenie informacji. O wysokości opłaty, lub jakichkolwiek innych przyczynach przez wzgląd, na które nie będziemy w stanie zrealizować Państwa wniosku zostaniecie bezzwłocznie poinformowani.

Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji, kiedy nie będziemy w stanie prawidłowo Państwa zidentyfikować jako osoby upoważnionej do odbioru danych zastrzegamy sobie prawo do zmiany sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaniecie Państwo poinformowani.

W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana o decyzji, co do możliwości przeniesienia.

Dodatkowe Informacje

Skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Niniejsza Polityka obowiązuje od dnia 25 maja 2018r. do odwołania i realizuje obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w niniejszej Polityce, zawsze w celu poprawy jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.